Textbausteine und Dokumentvorlagen

Textbausteine werden von ArluText zwar als Word-Dokumente – und nicht wie die Autotexte von Word für Windows in einer Dokumentvorlage – gespeichert, doch sind sie über diese Dokumente natürlich trotzdem mit einer Dokumentvorlage (Normal.dotm) oder sogar mehreren (etwa: Normal.dotm & Brief.dotm) verbunden. Wenn Sie bspw. aus einem Brief heraus einen Textbaustein anlegen, können Sie auch in ArluText entscheiden, ob dieser nur in Briefen oder in allen Dokumenten verfügbar sein soll. Dementsprechend wird das Dokument, in dem der Textbaustein abgelegt wird, dann mit der Spezialvorlage Brief.dotm – oder aber nur mit der Standardvorlage Normal.dotm verbunden.

Für das Einfügen eines Textbausteins in ein neues Dokument kommt es nicht darauf an, ob es sich um einen allgemeinen Baustein oder um einen Spezialbaustein handelt. In ArluText können bei Bedarf alle Textbausteine eingeblendet und eingefügt werden, unabhängig davon, auf welcher Dokumentvorlage sie beruhen. Jedoch muss der Text eines Spezialbausteins, der mit einer anderen Vorlage verknüpft ist als das Dokument, in welches er eingefügt wird, nachformatiert werden, wenn die Formatdefinitionen des Zieldokuments gelten und nicht mit denen des Textbausteins übereinstimmen. Allerdings können Sie in den Erweiterten Word-Optionen einstellen, dass beim Einfügen stets die ursprüngliche Formatierung beibehalten werden soll.

Für nachträgliche Änderungen an einem Textbaustein ist hingegen relevant, mit welchen Dokumentvorlagen dieser verbunden ist. Dazu wird nämlich aus ArluText heraus das Word-Dokument geöffnet, in dem sich der Textbaustein befindet – und dort stehen dann nur die Layout-Definitionen aus den verbundenen Vorlagen zur Verfügung.

Bei ArluText haben Dokumentvorlagen wegen der darin enthaltenen Layout-Vorgaben eine wichtige Funktion. Word für Windows unterscheidet ja seit jeher zwei Arten von Textgestaltung. Bei der direkten Formatierung markiere ich ein Wort, einen Satz oder etwa einen Absatz und weise dieser Markierung ein Absatz- und/oder Zeichenformat zu. Auf diese Weise ‘klebe’ ich die Formatierung quasi auf den markierten Text. Gegen diese Vorgehensweise spricht, dass bei einer Änderung des Layouts (etwa Fettdruck statt Unterstreichung) jede einzelne Textstelle wieder markiert oder zumindest mit der Ersetzen-Funktion wieder angesprungen werden muss. Und bei jedem neuen Dokument muss immer alles neu formatiert werden, was viel Zeit kostet. Bei der indirekten Formatierung definiere ich dagegen sogenannte Formatvorlagen für Absätze bzw. Zeichen und formatiere meinen Text dadurch, dass ich dem markierten Text eine solche Formatvorlage (etwa für den Betreff-Absatz) zuordne. Wenn ich anschliessend die Definition einer Formatvorlage ändere (etwa die Schriftgrösse 13 mager statt der Schriftgrösse 12 fett für den Betreff-Absatz), dann wirkt sich diese Änderung automatisch auf die Betreff-Absätze aller Briefe aus. Die Verwendung von Formatvorlagen bietet neben der Möglichkeit zentraler Layout-Änderungen noch weitere Vorteile: so sparen Sie viel Zeit, weil sich die Texte fast von selbst formatieren. In einer Formatvorlage (etwa: Adressat) kann nämlich auch festgelegt werden, welche Formatvorlage dem nächsten Absatz zugewiesen werden soll (etwa: Datumsabsatz) und welche Abstände zwischen den Absätzen gelten sollen. Und das Erscheinungsbild der Drucksachen wird durch den weitgehenden Wegfall direkter Formatierungen stark vereinheitlicht.

Wir empfehlen unbedingt den Einsatz von Dokumentvorlagen und die Formatierung von Textbausteinen mit Formatvorlagen, wo immer dies sinnvoll und möglich ist. Deshalb haben wir für Word für Windows 2010 & 2013 Menübänder definiert, die u.a. alles enthalten, was Sie zum Erstellen professioneller Dokument- und Formatvorlagen benötigen. Diese Definitionsdateien inkl. Installationsanleitung stellen wir Ihnen in unserem Download-Bereich kostenlos zur Verfügung. Sie sind übrigens unabhängig von ArluText einsetzbar. Gerne unterstützen wir Sie beim Aufbau bzw. bei der Revision Ihrer Dokumentvorlagen, denn es gilt vieles zu beachten, damit künftige Layout-Änderungen mit minimalem Aufwand eingearbeitet werden können und damit ArluText seinen Nutzen noch besser entfalten kann…