Wer braucht überhaupt eine Textbausteinverwaltung?

Diese Frage ist nicht so banal, wie sie auf den ersten Blick klingen mag, und sie lässt sich auch nicht mit einem einfachen ‘Jeder’ oder ‘Niemand’ beantworten. Deshalb möchte ich hier einmal den Rahmen abstecken, innerhalb dessen die Unterstützung durch ein Hilfsprogramm wie ArluText sinnvoll sein kann oder sogar unverzichtbar ist. Dabei steht ausser Frage, dass die Verwendung von Word für Windows und Microsoft Outlook nur eine notwendige, keineswegs aber eine hinreichende Bedingung ist…

In Textbausteinen hält man Textelemente abrufbereit, um sie per Click oder auf Tastendruck in stets neue Dokumente oder eMails einzufügen. Dabei kann es sich um Wörter, Sätze, Absätze oder vollständige Texte, aber auch Grafiken oder Tabellen handeln. Alles kann als Textbaustein hinterlegt werden, das in ein Word-Dokument oder ein Outlook-eMail eingefügt werden kann, vorausgesetzt, es eignet sich für eine Wiederverwendung. Textbausteine sind umso wertvoller für ihre Anwender, je schneller und je häufiger sie in neue Dokumente eingefügt werden, einmal abgesehen davon, dass die konsequente Nutzung auch zu einem einheitlichen Erscheinungsbild der so erstellten Schriftstücke beiträgt und tendentiell die Quote der Tippfehler absenkt.

Wer nur gelegentlich etwas schreibt oder immer höchst individuelle Texte verfasst, die wenig inhaltliche Überschneidungen mit anderen Texten aufweisen, wird aus einer Textbausteinverwaltung kaum Nutzen ziehen. Professionelle Dokumentvorlagen für die individuellen Zwecke (Briefe, Dokumentationen, wissenschaftliche Arbeiten, Bücher für einen bestimmten Verlag etc.), mit denen die Textgestaltung beschleunigt und ein vordefiniertes Layout erzeugt wird, reichen da völlig aus. Textbausteine kämen hier allenfalls für längere oder schwierige Wörter in Frage, vielleicht auch für Namen. ‘Alexander von Humboldt’ müsste dann nicht mehr immer geschrieben, sondern könnte z.B. mit ‘ah’ + F3 eingefügt werden.

Auch Effizienzsteigerungen, wie sie durch ArluText erzielt werden, sind nicht überall ein Thema. Wer auf einer 100%-Stelle nur zu 80% ausgelastet ist, muss seine Büroarbeit nicht optimieren. Zugegeben, solche Situationen sind schon seit langem die Ausnahme. Während der Wirtschafts- und Finanzkrisen der letzten Jahre wurden die Personaldecken der Unternehmen, Behörden und Institutionen so weit abgeschmolzen, dass heute die Herausforderung an vielen Arbeitsplätzen eher darin liegt, wesentlich mehr zu leisten, als unter normalen Umständen in der verfügbaren Zeit zu schaffen wäre. Steigerungen der Effizienz sind dadurch zu einem wichtigen, vielfach sogar überlebenswichtigen Faktor geworden.

Auch jenseits der Frage der Arbeitsauslastung gibt es Interessanteres, als mehr oder weniger identische Texte immer wieder neu zu erfassen. Als Ausweg hat sich in vielen Büros die Praxis herausgebildet, einen bereits vorhandenen Text unter einem anderen Namen abzuspeichern und danach in den aktuellen Text abzuwandeln. Die Nachteile dieses Vorgehens sind zahlreich… Der betreffende Vorlagetext muss erst einmal gesucht… und gefunden werden… und zwar schnell, denn sonst könnte man den Text ja gleich neu schreiben. Mit der Anzahl solcher ‘Standardtexte’ sinkt die Übersichtlichkeit, selbst wenn alle im selben Ordner abgelegt werden. Und beim Abwandeln eines Musters besteht immer die Gefahr, dass Anpassungen vergessen (etwa die Aktualisierung des Absendedatums in einem Brief) oder übersehen werden (z.B. das Löschen eines nicht benötigten Absatzes).

Das trifft auch auf Mustertexte für Offerten zu, die maximalistisch aufgebaut sind, also alle möglichen Offertposten enthalten. Die jeweils nicht benötigten Posten werden dann in der konkreten Offerte gelöscht… was kein besonders effizientes Verfahren darstellt, wenn von dreihundert Posten am Ende drei übrigbleiben. Bei der Arbeit mit Mustertexten wird schnell eine Grenze überschritten, jenseits derer das Vorgehen kontraproduktiv und ineffizient wird. Doch ein Weg zurück ist dann meistens nicht ohne weiteres möglich.

Mustertexte können sich besonders dann als fatal erweisen, wenn es sich um zahlreiche Varianten eines Basistextes handelt, die nicht mit derselben – oder sogar ohne – Spezialvorlage erstellt wurden. Dann kann die Änderung des Layouts für einen Dokumenttyp oder auch nur der zu verwendenden Schriftarten einen immensen, zeitraubenden Aktualisierungsaufwand Text für Text bedeuten. Bei ArluText weisen wir deshalb explizit auf diesen Zusammenhang hin und empfehlen die Verwendung professioneller Dokumentvorlagen, die im übrigen zu jedem Textbaustein angezeigt werden. Layout-Änderungen in einer Dokumentvorlage wirken sich dann automatisch auf alle Textbausteine aus, die mit der Vorlage verbunden sind.

Eine professionelle Textbausteinverwaltung wie ArluText kommt – so mein Fazit – für alle in Frage, die sich bereits Möglichkeiten geschaffen haben, ihre Arbeit in Word für Windows und Microsoft Outlook effizienter zu gestalten (AutoTexte, Mustertexte), oder die aktiv auf der Suche nach einer solchen Lösung sind, weil sie es leid sind, bestimmte Texte immer wieder einzugeben – oder für die nächste Verwendung aufwendig in der Ablage zu suchen. Anders formuliert: ein Problembewusstsein muss bereits vorhanden sein.

Wenn es Ihnen so geht, laden wir Sie herzlich ein, ArluText ausführlich im Hinblick auf Ihre eigenen Anforderungen unter die Lupe zu nehmen. Eine 30 Tage-Testversion finden Sie im Download-Bereich. Sie verlieren dabei keine Zeit, können alles, was Sie während des Tests aufbauen, anschliessend weiterverwenden, wenn Sie sich überzeugt haben, dass sich mit ArluText alle Ihre Optimierungswünsche erfüllen lassen… Gerne hören wir von Ihnen, wenn wir Sie dabei unterstützen können, möglichst schnell operativ zu werden…

Die Abwandlung eines bekannten Werbeslogans bringt es auf den Punkt: ArluText – wenn es effizient werden muss…