ArluText – Funktionsübersicht

Alle Textbausteine auf dem aktuellen Stand stehen immer an allen Arbeitsplätzen im Firmennetzwerk zur Verfügung.

Textbausteine werden nicht mehr in Dokumentvorlagen, sondern als einzelne Word-Dokumente abgelegt.

Vor allem bei umfangreichen Textbausteinsammlungen werden die Systemressourcen enorm entlastet, weil ArluText die Textbausteine erst in den Arbeitsspeicher lädt, wenn sie in ein Dokument oder eMail eingefügt werden.

Alle Textbausteine werden zentral gespeichert und verwaltet, eine Begrenzung der Anzahl gibt es nicht.

Die Textbausteine lassen sich aus ArluText heraus bei laufendem Betrieb als Einzeltexte öffnen und besonders komfortabel pflegen (aktualisieren, löschen).

Textbausteine können mit einem Kürzel und einem Namen versehen werden. Zusätzlich kann der Inhalt der Textbausteine als Beschreibungstext übernommen werden, was die Identifizierung beim Einfügen erleichtert.

Textbausteine lassen sich gruppieren, indem eine Ablagestruktur, bestehend aus Ordnern auf mehreren Ebenen, nach den eigenen Anforderungen definiert wird, die beim Anlegen wie beim Einfügen eines Textbausteins als zusätzliche Orientierung dient.

Zusammengehörige Textbausteine können Sie mit demselben Kürzel versehen. Ein mehrfach zugewiesenes Kürzel bewirkt, dass mit F3 eine Liste angezeigt wird, aus der bequem ausgewählt werden kann.

Beim Einfügen besteht immer Zugriff auf alle Textbausteine, selbst wenn sie auf der Basis einer Dokumentvorlage angelegt wurden, die nicht mit dem Dokument bzw. eMail verbunden ist, in das sie eingefügt werden sollen. Die Textbausteine zu nicht verbundenen Dokumentvorlagen können aus- und eingeblendet werden.

Die Textbausteine werden in einer Datenbank (Microsoft Access, bei hohen Anforderungen optional auch Microsoft SQL-Server) verwaltet.

Das Erstellen, Ändern und Löschen von Textbausteinen kann auf einzelne Mitarbeiter beschränkt werden, um selbst bei einer grossen Zahl von Anwendern, die mit derselben Textbausteinsammlung arbeiten, die Kontrolle sicherzustellen.

Die Textbausteinverwaltung kann auf Notebooks übertragen und auch ohne Verbindung zum Netzwerk aktiv genutzt werden: Textbausteine können angelegt, geändert oder gelöscht werden. Änderungen an der Ablagestruktur sind beim mobilen Einsatz nicht möglich, alle anderen Änderungen können mit dem Hauptsystem synchronisiert werden.

Die Textbausteinverwaltung (Datenbank und Textbausteine) wird zusammen mit den anderen Daten abgelegt und dadurch automatisch in Datensicherungen einbezogen. Textbausteine können nicht mehr verlorengehen, wie es häufig bei AutoTexten vorkommt, weil kaum jemand weiss, wo Word für Windows die AutoTexte speichert.

Unsere Textbausteinverwaltung steigert die Effizienz an jedem einzelnen Arbeitsplatz, an dem Word für Windows und Outlook eingesetzt und einmal erfasste Texte wiederverwendet werden.