Dokumentenmanagement-System (DMS) und/oder Textbausteinverwaltung?

/by

Zumindest für Fachkundige hört sich diese Frage verdächtig nach einem Vergleich von Äpfeln mit Birnen an. Auslöser für diese Gegenüberstellung war jedenfalls eine kommerzielle Anzeige mit dem Titel Textbausteine in Word, Outlook & Co, welche gerade über einen Business-Newsletter verbreitet wurde – und hinter der überraschender­weise ein DMS-Anbieter zum Vorschein kam, der mit einem Teil seines Produkts für das Ganze werben wollte. Wer aus Interesse an einer Textbausteinverwaltung auf diese Annonce geclickt hat, musste sich genauso getäuscht fühlen wie jemand, der hinter einer Annonce für Autoreifen erfährt, dass diese nur zusammen mit dem Auto verkauft werden, an dem sie montiert sind.

ArluText, unsere Textbausteinverwaltung für Word und Outlook, kommt hin und wieder auch als Zusatzmodul (Add-in) in Dokumentenmanagement-Systemen zum Einsatz. In den meisten Fällen steht ArluText jedoch als Add-in in Word und Outlook direkt zur Verfügung, ohne dass noch ein DMS dazwischengeschaltet ist. Deshalb ist es absolut berechtigt, einmal der Frage nach den Unterschieden, den Vorteilen und den Nachteilen der beiden Verwendungsformen nachzugehen…

Read more

Textbausteine und Dokumentvorlagen

/by

Textbausteine werden von ArluText zwar als Word-Dokumente – und nicht wie die Autotexte von Word für Windows in einer Dokumentvorlage – gespeichert, doch sind sie über diese Dokumente natürlich trotzdem mit einer Dokumentvorlage (Normal.dotm) oder sogar mehreren (etwa: Normal.dotm & Brief.dotm) verbunden. Wenn Sie bspw. aus einem Brief heraus einen Textbaustein anlegen, können Sie auch in ArluText entscheiden, ob dieser nur in Briefen oder in allen Dokumenten verfügbar sein soll. Dementsprechend wird das Dokument, in dem der Textbaustein abgelegt wird, dann mit der Spezialvorlage Brief.dotm – oder aber nur mit der Standardvorlage Normal.dotm verbunden.

Read more

Autotexte und Dokumentvorlagen II

/by

Word für Windows unterscheidet seit jeher verschiedene Arten von Dokumentvorlagen. So war bereits die Rede von globalen Vorlagen, die mit allen Dokumenten verbunden sind (etwa Normal.dotm) und von Spezialvorlagen für bestimmte Zwecke (Brief.dotm, Offerte.dotm, Protokoll.dotm etc.). Heute geht es um die Unterscheidung zwischen Benutzervorlagen und Arbeitsgruppenvorlagen, die sich grundsätzlich in verschiedenen Ordnern befinden. In den Erweiterten Optionen von Word für Windows können diese Ordner unter ‘Dateispeicherorte…’ eingesehen und eingestellt werden. Der – meist lokale – Benutzervorlagen-Ordner kann immer nur auf einem Computer genutzt werden. Dort befindet sich auch die Standard-Dokumentvorlage Normal.dotm. Auf den Ordner mit den Arbeitsgruppenvorlagen greifen im Netzwerk immer mehrere Personen zu, etwa die Mitarbeiter einer Abteilung oder gar eines ganzen Unternehmens. Beide Ordner sollten unbedingt in die Datensicherung einbezogen sein.

Read more

Autotexte und Dokumentvorlagen I

/by

Word für Windows-Dokumente sind untrennbar mit der Standard-Dokumentvorlage Normal.dotm verbunden. Dort sind beispielsweise die Voreinstellungen für das Layout hinterlegt: Seitenrand-Einstellungen, Absatzformate, Kopf- und Fusszeilen, Standardschrift und -Schriftgrösse etc. Daneben kommen Spezialvorlagen für bestimmte Zwecke (Briefe, Dokumentationen etc.) zum Einsatz. Wird ein Dokument auf der Basis einer solchen Spezialvorlage erstellt, ist es folglich mit zwei Vorlagen verbunden, etwa der Normal.dotm und der Brief.dotm. Spezialvorlagen haben immer dann Vorrang, wenn Definitionen – z.B. der Standardschrift – voneinander abweichen. In allen anderen Fällen stehen die Voreinstellungen aus beiden Dokumentvorlagen gemeinsam zur Verfügung.

Read more